Document Storage
Arsip dokumen perusahaan yang tersusun dalam folder, lengkap dengan tipe, nomor, dan masa berlaku.
Untuk apa halaman ini
Menyimpan berkas penting perusahaan — kontrak, izin, sertifikat, dan sejenisnya — di satu tempat, dikelompokkan ke dalam folder. Setiap dokumen bisa diberi tanggal berakhir, sehingga dokumen yang hampir habis masa berlakunya mudah dikenali.
Cara memakainya
- Pilih folder di pohon Folder sebelah kiri, atau Semua Dokumen. Jumlah dokumen tampil di samping nama folder.
- Klik Upload untuk satu dokumen. Isi Document Name dan Document Type (keduanya wajib), lalu folder, nomor dokumen, tanggal dokumen, Expiry Date, dan berkasnya.
- Untuk banyak berkas sekaligus, klik Bulk Upload: pilih Document Type, folder, dan berkas. Nama dokumen diambil dari nama berkas.
- Pantau empat kotak ringkasan di atas daftar: Total Dokumen, Ada File, Akan Kadaluarsa, dan Kadaluarsa. Klik kotak untuk menyaring daftar.
- Gunakan Kelola Folder untuk menambah atau mengatur folder.
Kolom penting
| Kolom | Artinya |
|---|---|
| Expiry | Hijau: masih berlaku. Kuning: segera berakhir. Merah: sudah lewat. |
| F | Ikon klip untuk membuka berkas; tanda minus bila belum ada berkas. |
Yang sering keliru
- "Akan kadaluarsa" bergantung pada pengingat dokumen. Dokumen ditandai kuning bila sisa harinya masuk dalam Reminder (days before expiry); bila kolom itu kosong, dipakai 30 hari.
- Bulk Upload hanya menerima jenis berkas tertentu: pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, jpg, jpeg, png, gif, txt, csv, zip, dan rar. Berkas lain dilewati dan dilaporkan setelah proses selesai.
- Bulk Upload tidak bisa jalan tanpa memilih Document Type.
- Menghapus dokumen juga menghapus berkasnya.
Berhubungan dengan
- Document Type — jenis dokumen yang wajib dipilih saat mengunggah.