Reimbursement
Pengajuan klaim penggantian biaya karyawan, dari input dan pemeriksaan batas klaim sampai persetujuan bertingkat dan verifikasi.
Untuk apa halaman ini
Di sini GA atau HR mencatat klaim penggantian biaya (misalnya klaim medis) milik karyawan dan menjalankan persetujuannya. Sistem membandingkan nilai klaim dengan kebijakan jenisnya, sehingga klaim yang melebihi batas ditolak saat disimpan.
Cara memakainya
- Klik Create. Pilih Employee, tanggal pengajuan (Proposed Date), dan Category.
Type terisi otomatis dari kategori.
- Isi Amount dan keterangan. Kolom Limit (Ceiling) dan Proposed Amount menampilkan batas dan
total klaim tahun berjalan untuk jenis itu. Lampirkan bukti pada Memo (jpg, png, pdf).
- Isi Receipt Date dan tanggal bayar (Payment Date). Tanpa keduanya tombol persetujuan tidak muncul.
- Di daftar, klik ikon Approval 1/2/3 sesuai tingkat, lalu Verify setelah berstatus Approved.
- Gunakan Cancel Approval bila persetujuan perlu diulang.
Kolom penting
| Kolom | Artinya |
|---|---|
| Status | New, Approval, Approved, Verified, Closed, Canceled. |
| Payment Date | Tanggal rencana bayar. Bila pengaturan tanggal bayar aktif, dipilih dari daftar tanggal. |
| Payroll Period / Year | Bulan dan tahun gaji tempat klaim diperhitungkan. |
| Limit (Ceiling) | Sisa batas klaim; berisi No Limit atau No Policy bila tidak ada batas. |
Yang sering keliru
- Ikon persetujuan hilang. Penyebab paling umum: Receipt Date atau Payment Date belum diisi. Lengkapi lewat Update.
- Klaim ditolak "Amount out of limit". Total klaim tahun itu ditambah klaim baru melebihi batas pada
Reimburse Policy. Karyawan yang belum melewati masa kerja minimal pada kebijakan juga ditolak.
- Jumlah tingkat persetujuan ditentukan kebijakan jenis klaim, bukan angka Approval Level di atas daftar.
Bila jenis tidak punya kebijakan, klaim memakai dua tingkat.
- Klaim yang sudah disetujui tidak bisa dihapus, dan perubahan hanya dimungkinkan selama tahap persetujuan
yang berkaitan masih terbuka.
Berhubungan dengan
- Reimburse Category — kategori yang menentukan jenis klaim.
- Reimburse Type — jenis klaim.
- Reimburse Policy — batas klaim dan tingkat persetujuan.
- Reimburse Setting — tanggal bayar dan penyesuaian batas.