I. Potongan Gaji Karyawan (Deduction)
Potongan Gaji adalah suatu nilai yang digunakan untuk potongan gaji karyawan. Potongan ini sangat banyak macam - macamnya, dan potongan gaji bisa dikarenakan banyak hal, salah satunya pelanggaran jam kerja (violation), potongan untuk asuransi BPJS atau Jamsostek, atau pun potongan - potongan lain yang dibuat sesuai dengan peraturan perusahaan yang berlaku.
Potongan gaji ini memiliki pengelompokkan yang diistilahkan dengan sebutan Deduction Category atau Kategori Potongan. Kategori potongan ini bermacam - macam sesuai dengan keinginan perusahan bersangkutan. Berikut ini beberapa contoh Kateori Potongan yang umum di terapkan di sebuah perusahaan :
•
Potongan Koperasi yang biasanya di terapkan di perusahaan yang memiliki koperasi dan mewajibkan semua karyawan mengikuti koperasi tersebut.
•
Potongan Bank Tertentu biasanya terjadi karena antara rekening karyawan dengan rekening penggajian berbeda, jadi biayanya di bebankan ke karyawan itu sendiri.
•
Potongan Pelanggaran atau violation ini dikarenakan pelanggaran jam kerja, seperti : Telat Masuk, Pulang Lebih Awal, Alpa, atau Ijin Kerja selain cuti.
•
Potongan BPJS dan Jamsostek ini biasanya ada beberapa persen dibayar perusahaan, dan beberapa persen dibayar karyawan sendiri sebagai potongan.
Dari contoh - contoh diatas memiliki cara yang berbeda - beda untuk memasukkan datanya. Dan akan dijelaskan lebih detail di bantuan selanjutnya.
II. Cara Membuat Kategori Potongan (Deduction Category)
Berikut cara membuat jenis potongan gaji :
1
Pertama, buka menu [Payroll] - [Master Data] - [Deduction Category]
2
Setelah itu klik tombol [Create] untuk membuat kategori baru.
3
Pada halaman Create Deduction Category isi sesuai dengan field yang disediakan :
| No | Nama Field | Deskripsi | Required |
|---|---|---|---|
| 1 | Code | Kode kategori | |
| 2 | Category Name | Nama dari kategori potongan | Yes |
| 3 | Group | Grup ini mirip dengan fungsi grup yang ada di Tipe Tunjangan, yaitu untuk mengelompokkan berdasarkan kegunaannya | Yes |
| 4 | Notes | Catatan (bila ada) |
Untuk field Group : pada pembahasan ini hanya akan akan di bahas yang Employee Deduction saja, untuk Rule Available akan di bahas dibantuan lainnya.
4
Klik tombol [Create] untuk menyimpan kategori. Atau klik tombol [Create & New] untuk menyimpan dan membuat data baru.
III. Cara Membuat Potongan Langsung untuk Karyawan (Employee Deduction)
Berikut cara / langkah - langkah membuat potongan karyawan :
Sebelum membuat potongan karyawan alangkah baiknya kita pelajari dulu tipe dari Potongan Karyawan ini. Tipe Potongan pada fitur Employee Deduction ada 2 yaitu :
•
Once Deduction atau secara istilah adalah sekali potong, jadi potongan ini akan hanya memotong sekali diperiode gaji tertentu saja.
•
Routine Deduction atau secara istilah adalah potongan rutin, jadi potongan dengan tipe ini akan memotong rutin setiap bulan.
Selanjutnya kita akan membuat potongan karyawan dengan tipe Once Deduction dengan cara berikut ini :
1
Pertama, masuk ke menu [Payroll] - [Activities] - [Employee Deduction]
2
Setelah itu klik tombol [Create] - [Add New] untuk membuat data baru.
3
Pada form ini isi sesuai dengan yang dibutuhkan :
| No | Nama Field | Deskripsi | Required |
|---|---|---|---|
| 1 | Employee | Pilih karyawan yang akan terkena potongan | Yes |
| 2 | Deduction Category | Ini untuk kategori potongan dengan grup Employee Deduction | Yes |
| 3 | Deduction Date | Tanggal potongan yang sesuai dengan range cut off gaji | Yes |
| 4 | Amount | Nilai potongan | Yes |
| 5 | Notes | Catatan (bila ada) |
4
Setelah itu klik tombol [Create] untuk menyimpan. Atau klik tombol [Create & New] untuk menyimpan dan membuat baru.
Untuk potongan dengan tipe Routine Deduction akan di bahas di bantuan selanjutnya.
IV. Cara Membuat Potongan Rutin untuk Karyawan (Routine Deduction)
Untuk potongan rutin, seperti yangs sudah di jelaskan di sebelumnya bahwa potongan ini bersifat rutin (akan terpotong setiap bulan tanpa input potongan baru lagi). Berikut ini untuk membuat potongan rutin karyawan :
1
Pertama, pastikan anda sudah membuat kategori potongan untuk karyawan. Setelah itu masuk ke menu [Payroll] - [Activities] - [Employee Deduction]
2
Setelah itu klik tombol [Create] - [Routine Deduction] untuk membuat data baru.
3
Pada halaman Create Routine Deduction isi sesuai dengan yang dibutuhkan :
| No | Nama Field | Deskripsi | Required |
|---|---|---|---|
| 1 | Employee | Pilih karyawan yang akan terkena potongan | Yes |
| 2 | Deduction Category | Ini untuk kategori potongan dengan grup Employee Deduction | Yes |
| 3 | Deduction Date | Tanggal awal potongan rutin | Yes |
| 4 | End Date | Tanggal akhir potongan rutin (bila tidak diisi berarti potongan akan seterusnya) | |
| 5 | Amount | Nilai potongan | Yes |
| 6 | Notes | Catatan (bila ada) |
4
Setelah itu klik tombol [Create] untuk menyimpan. Atau klik tombol [Create & New] untuk menyimpan dan membuat baru.
Catatan :
Potongan yang dibuat akan terus memotong pada gaji karyawan secara rutin tergantung tanggal yang dimasukkan, bila End Date di isi berarti potongan akan memotong sampai tanggal tertentu saja, tapi bila tidak diisi maka potongan akan memotong gaji terus menerus.