Manage Schedule

I. Working Schedule (Jadwal Kerja)

Working Schedule adalah fitur yang di gunakan untuk membuat jadwal kerja karyawan. Pada dasarnya membuat jadwal kerja di HRIS ini memiliki 4 langkah :
(1) Membuat Time Sheet,
(2) Membuat Group Shift,
(3) Membuat Schedule Template,
(4) dan kemudian dari Schedule Template diapply ke Group Shift yang sebelumnya sudah di buat.

II. Cara Membuat Jadwal Kerja (Working Schedule)

Berikut Langkah-Langkan untuk membuat Working Schedule:

1

Buka Menu [Attendance] - [Master Data] - [Working Schedule].

2

Klik tombol [Create] , lalu pilih Create by Employee.

3

Isi kolom sesuai dengan keinginan anda.

Keterangan :
No Nama Field Description
1 Employee Memilih nama karyawan yang akan dibuatkan schedule
2 Group Schedule Memilih group untuk karyawan tersebut
3 Strat Date Menentukan tanggal mulai schedule
4 End date Menentukan tanggal berakhir schedule
5 Note Catatan untuk schedule, jika ada
4

Anda juga bisa menambahkan schedule lebih dari satu karyawan, klik tombol [Multi Employee] yang ada dipojok kanan form pengisian.

5

Dan anda akan dibawah ke-form pengisian yang baru.

Keterangan :
No Nama Field Description
1 Select Employee bisa Memilih nama karyawan lebih dari 1 untuk dibuatkan schedule
2 Group Schedule Memilih group untuk karyawan tersebut
3 Strat Date Menentukan tanggal mulai schedule
4 End date Menentukan tanggal berakhir schedule
5 Note Catatan untuk schedule, jika ada
6
Jangan lupa untuk Klik [create] untuk menyimpan data yang telah anda buat.

III. Cara Menggunakan Template Jadwal Kerja (Schedule Template)

Schedule Template ini digunakan untuk membuat patern yang nantinya di terapkan (apply) ke dalam group shift.

Contoh :
  • "Pola (Pattern) 5-2" : 5 hari kerja, 2 hari libur sabtu minggu
  • "Pola (Pattern) 6-1" : 6 hari kerja 1 hari libur hari minggu
  • "Pola (Pattern) 4-2-4-2" : 4 hari kerja 2 hari libur shift pagi, 4 hari kerja 2 hari libur shift malam
  • dan lain sebagainya
Berikut ini cara membuat template jadwal kerja (Schedule Template) :
1
Pertama, masuk ke menu [Attendance] - [Master Data] - [Schedule Templates]
2
Kemudian klik tombol [Add New Template] untuk membuat template baru
3
Pada halaman Create Schedule Template terdapat 2 field yang harus di isi.
  • Template Name yang berisi nama dari pola yang di buat
  • Based On yang terdiri dari :
    • Day Name : berdasarkan nama hari. Senin, selasa, rabu, dan seterusnya.
    • Day Value : berdasarkan total hari. 4 hari kerja, 2 hari libur
4
Setelah itu klik tombol [Next To Detail] untuk mengisi detail dari pola yang akan di tentukan.
5
Terdapat 2 form yang berbeda sesuai dengan Base On yang di pilih
•
Jika Base On : Day Name, maka :
(1) Pilih hari nama hari (Day Name), (2) pilih time sheet, (3) kemudian klik tombol [Add]. Jika semua sudah di masukkan klik [Finish] untuk melanjutkan ke halam view
•
Jika Base On : Day Value, maka :
(1) Pilih day value (1 - 7 hari) untuk membuat sebuah pola, (2) pilih time sheet, (3) kemudian klik tombol [Add]. Jika semua sudah di masukkan klik [Finish] untuk melanjutkan ke halam view
6
Setelah proses di atas selesai anda akan masuk ke halaman view. Di halaman ini menampilkan detail dari yang sudah diinputkan sebelumnya. Kemudian untuk menerapkan template (pola) ini ke dalam group shift anda bisa langsung masuk ke halaman Apply Template dengan cara klik tombol [Apply Schedule].
7
Untuk proses Apply Template akan dijelaskan lebih detail di bantuan selanjutnya

IV. Fungsi Advance Settings pada form Schedule Template

Advance Settings pada Schedule Template berfungsi untuk membuat pengecualian Jam Kerja di hari tertentu pada saat menerapkan Template ke dalam Grup Kerja (Group Shift). Biasa fitu ini dipakai saat templatenya berdasarkan jumlah hari (Base On Day Value).
Contoh kasus :
*Ada sebuah template jadwal kerja dimana terdapat 2 hari libur, 4 hari shift 1, 2 hari libur, 4 hari shift 2.

Dengan format seperti diatas pada saat shift 1 hari Jum'at yang biasanya menggunakan Time Sheet yang berbeda, dikarenakan jam istirahat dan jam pulang berbeda pada hari Jum'at, maka fitur Advance Settings ini berguna untuk menseleksi hari Jum'at dengan time sheet yang telah di pilih tersendiri saat template ini di terapkan (Applied)
Berikut ini adalah langkah - langkah untuk menyelesaikan kasus di atas :
1
Pertama, tentu saja kita masuk ke menu Schedule Templates yang ada di [Attendances] - [Master Data] - [Schedule Templates]
2
Anda bisa menggunakan data template yang sudah ada dengan cara meng-edit data template tersebut atau membuat data baru dengan klik tombol [Add New Template].
3
Pada halaman Update Schedule Template, pilih tab "Detail Template" seperti halaman berikut ini :
Pada tabel detail terdapat template yang sesuai dengan kasus di atas, yaitu : 2 hari libur, 4 hari shift 1, 2 hari libur, 4 hari shift 2.
4
Untuk menambahkan time sheet yang berbeda pada hari Jum'at, maka anda perlu klik text "Advance Settings" yang ada dibawah form sebelah kanan.
Terdapat 3 field yang yang di sediakan
  • Shift : untuk memilih shift berapa yang akan di ganti
  • Day : hari apa yang akan di ganti dengan time sheet yang akan kita pilih
  • Time Sheet : ini untuk menentukan shift pengganti berdasarkan hari dan shift
Pada contoh kasus diatas, maka :
  • Shift = Shift 1
  • Day = Jumat (Friday)
  • Time Sheet = Shif 1 Jum'at (time sheet untuk hari jumat)
5
Klik tombol [Save Changes] untuk menyimpan setting, kemudian klik tombol [Finish] untuk masuk ke halaman view dan di lanjutkan dengan proses apply ke dalam Group Kerja (Group Shift)

V. Cara Membuat Group Shift

Group Shift di gunakan untuk mengelompokkan karyawan berdasarkan kelompok shift (kelompok kerja) sesuai dengan jadwal yang di ikuti karyawan yang bersangkutan.

Contoh :
  • "OFFICE GROUP" yang di peruntukkan untuk jadwal kerja karyawan kantor
  • "GROUP SHIFT A" yang di peruntukkan untuk jadwal kerja karyawan department produksi
  • dan lain sebagainya

Berikut ini cara membuat Group Shift untuk jadwal kerja karyawan :
1
Masuk ke menu [Attendance] - [Master Data] - [Group Shift].
2
Klik tombol [Create Group] untuk membuat data baru
3
Isi field yang sudah di sediakan sesuai dengan kebutuhan :
No Nama Field Deskripsi Required
1 Group Code Kode grup shift
2 Group Name Nama grup shift. Contoh : Office Group, Group A, Group B, dls. Yes
3 Notes Catatan untuk group
4
Setelah sesuai yang diinginkan, maka klik button [Create] untuk menyimpan group shift . Atau klik [Create & New] untuk menyimpan dan membuat baru.
5
Ada 2 cara untuk megisi time sheet ke dalam group shift :
•
Pertama : Menggunakan Schedule Template
•
Kedua : menggunakan fitur update group shift dengan klik icon update yang ada di dalam list
Keduanya akan dijelaskan di bantuan selanjutnya

VI. Cara Memasukkan Jam Kerja ke Group Shift (Update Group Shift)

Update Group Shift ini di gunakan khususnya untuk memasukkan time sheet secara manual, satu per satu, per tanggal, tanpa menggunakan template atau pola.

Berikut ini langkah - langkah untuk memasukkan time sheet ke dalam group shift :
1
Pertama, yang harus dipastikan adalah anda berada di halaman list atau view group shift yang berada di menu [Attendance] - [Master Data] - [Group Shift]
2
Jika anda ada di halaman list, maka klik icon update yang berada di kolom Action.


Jika berada di halaman view, maka klik tombol [Update] yang ada di pojok kanan atas.
3
Pada halaman Update Group Shift klik tab "Time Sheet & Shift".
4
Ada 3 bagian yang harus di perhatikan dalam halaman ini :
•
Bagian atas, adalah form untuk mengisikan time sheet :
•
Bagian tengah, adalah hasil dari time sheet yang akan di masukkan dalam bentuk date by date.
•
Bagian bawah, adalah detail data yang telah terinput. Di bagian ini juga untuk menghapus time sheet bila ada yang kurang tepat.
5
Isi form pada bagian atas sebagai berikut :
No Nama Field Deskripsi Required
1 Time Sheet Pilih time sheet yang sesuai Yes
2 Start Date Ini adalah tanggal time sheet di terapkan Yes
3 Looping Periode Ini untuk pengulangan time sheet yang sama sepanjang periode Yes
6
Setelah itu klik tombol [Add] untuk menambahkan data ke dalam table. Ulangi inputan di atas sampai penuh dalam satu periode gaji (satu bulan) atau seterusnya. Setelah dirasa selesai klik tombol [Finish] untuk kembali ke halaman view group shift.

VII. Cara Menerapkan Pola Jadwal ke Group Shift

Berikut cara menerapkan pola schedule tempate ke dalam group shift :
1
Pertama, anda harus berada di halaman Apply Template To Group Shift seperti berikut ini :

Untuk pergi ke halaman tersebut bisa melalui menu [Attendance] - [Master Data] - [Schedule Template], kemudian klik icon pada kolom Apply. Atau langsung dari view schedule template kemudian klik tombol [Apply Template].
2
Pilih Group Shift yang akan diterapkan pola ini, itu akan otomatis tampil tabel time sheet dari group shift yang dipilih.
3
Kemudian masukan range tanggal di dalam field Start Date dan End Date.
!Perhatian : untuk Start Date sangat disarankan di mulai dengan hari senin
4
Pastikan semua field terisi dengan benar, kemudian klik tombol [Submit Template] untuk menerapkan pola ke dalam group shift yang terpilih pada form.
5
Untuk hasil setelah penerapan pola adalah seperti berikut ini :
Catatan :
Penerapan data ini akan menggantikan (overwrite) data time sheet lainnya dalam group shift terpilih, yang sudah terinput ke dalam group shift tersebut.

VIII. Menerapkan Group Shift ke Karyawan (Assign Working Schedule)

Berikut ini cara / langkah untuk menerapkan Group Shift ke karyawan, sehingga karyawan memiliki schedule sesuai dengan group yang karyawan tersebut ikuti :
1
Masuk ke menu [Attendance] - [Master Data] - [Working Schedule]
2
Klik tombol [Create] untuk membuat data baru. Di dalam tombol tersebut terdapat beberapa pilihan sebagai berikut :
•
Create by Employee : menambahkan jadwal berdasarkan karyawan melalui form
No Nama Field Deskripsi Required
1 Employee Pilih nama karyawan yang akan dimasukkan ke dalam group shift Yes
2 Group Ini adalah dropdown group shift yang akan digunakan Yes
3 Start Date Tanggal mulai karyawan tersebut menggunakan group shift tersebut Yes
4 End Date Tanggal berakhir karyawan tersebut menggunakan group shift tersebut Yes
5 Notes Catatan bila ada
Setelah di isi sesuai dengan kebutuhan klik tombol [Create] untuk menyimpan data. Atau klik [Create & New] untuk menyimpan dan membuat data baru.
•
Assign by Structure : menambahkan jadwal karyawan berdasarkan struktrur organisai
#Pertama, klik unit dari struktur organisai yang ada di sebelah kiri
#Setelah itu pilih karyawan dengan cara centang karyawan yang akan di tambahkan group shift. Kemudian klik tombol [Assign Group Shift] hingga muncul jendela pop up.
#Pada jendela popup isi field sesuai dengan yang sudah di sediakan, setelah itu klik [Assign Now] untuk menimpan data.
•
Assign To Department, Section, Group, Team : menambahkan jadwal kerja ke unit tertentu
No Nama Field Deskripsi Required
1 Department, Section, Group, Team Pilih unit tertentu yang akan dimasukkan ke dalam group shift Yes
2 Group Ini adalah dropdown group shift yang akan digunakan Yes
3 Start Date Tanggal mulai karyawan tersebut menggunakan group shift tersebut Yes
4 End Date Tanggal berakhir karyawan tersebut menggunakan group shift tersebut Yes
5 Notes Catatan bila ada
Setelah di isi sesuai dengan kebutuhan klik tombol [Create] untuk menyimpan data. Atau klik [Create & New] untuk menyimpan dan membuat data baru.
3
Setelah data di buat, anda bisa melihat data tersebut di halaman view seperti berikut ini :
4
Secara laporan, anda bisa melihat jadwal kerja yang sudah di buat di Report Schedule by Employee

IX. Cara Ganti Jadwal Kerja diluar Group Shift (Replace Schedule)

Berikut ini cara mengganti jam kerja karyawan yang diluar jam kerja yang sudah di tentukan oleh Group Shift :
1
Pertama, masuk ke menu [Attendance] - [Activities] - [Replace Schedule]
2
Kemudian klik tombol [Create], dan pilih [Create Replace] untuk membuat data baru.
3
Form pada Replace Schedule ini memiliki master dan detail. Untuk master fungsinya sebagai header data yaitu seperti berikut ini :
No Nama Field Deskripsi Required
1 Number# Nomor ini kan terisi otomatis dari sistem Yes
2 Request Date Tanggal permintaan pergantian jadwal Yes
3 Request By Permintaan dari siapa pergantian jadwal karyawan ini Yes
4 Description Keterangan singkat mengenai alasan pergantian jadwal Yes
5 Notes Catatan bila ada
6 Attachment Lampiran berupa file pendukung
4
Setelah mengisi master anda bisa lakukan submit dengan cara klik tombol [Next to Detail] untuk melanjutkan mengisi detail dari replace schedule ini. Untuk detail berfungsi menjelaskan siapa saja karyawan yang akan berganti jadwal, seperti berikut ini :
Untuk menginput detail cara yang digunakan adalah sebagai berikut :
•
Pilih karyawan dengan memilih di dalam dropdown Employee.
•
Masukkan tanggal ganti jam kerja di Replace Date
•
Pada field Replace Time digunakan untuk memilih shift pengganti untuk karyawan.
•
Isi field Notes untuk catatan bila ada, kemudian klik tombol [Add] untuk menambahkan detail ke dalam replace schedule
5
Anda bisa memasukkan banyak karyawan sekaligus dengan cara klik link Multiple Employee kemudian cantang karyawan yang akan diganti jadwalnya.
6

Setelah itu klik tombol [Select Employee] untuk memilih beberapa karyawan.

•
Bila ada kasus dimana pergantian jadwal langsung beberapa hari sekaligus, anda bisa menggunakan Range Date untuk melakukan penginputan cepat disana.
7
Bila memasukkan detail sudah selesai maka anda bisa klik tombol [Finish] pada setail untuk menyimpan dan menyesaikan penginputan
8
Langkah selanjutnya adalah melakukan proses persetutjuan (Approval) dengan cara klik tombol [Approval] - [Approval 1] pada deretan tombol yang ada di atas.
{img}
9
Pada halaman approval anda tinggal klik tombol [Submit Approval] untuk menyetujui pergantian jadwal yang dilakukan.
{img}
10
Lakukan proses approval hingga status berubah menjadi Approved dan bisa melanjutkan ke data kehadiran karyawan.
11
Setelah melakukan pergantian jadwal kerja, lakukan juga kalkulasi kehadiran (Calculation Attendance) supaya data bisa masuk ke laporan kehadiran.
Catatan :
Data dikatakan valid bila sudah melewati proses approval atau persetujuan. Fitur persetujuan ini akan aktif sesuai dengan level yang pilih pada saat setting awal HRIS. Bila tidak menggunakan sistem approval maka data akan langsung masuk tanpa proses seleksi data.

X. Cara Mengganti Jadwal Karyawan menggunakan Monthly Mode

Berikut Langkah - langkah mengganti jadwal menggunakan Monthly Mode:
1
Buka menu [Attendance] - [Activities] - [Replace Schedule]
2
Kemudian klik tombol [Create], dan pilih [Create Replace] untuk membuat data baru.
3

Selanjutnya isikan data sesuai dengan kolom.

No Nama Field Deskripsi Required
1 Number# Nomor ini kan terisi otomatis dari sistem Yes
2 Request Date Tanggal permintaan pergantian jadwal Yes
3 Request By Permintaan dari siapa pergantian jadwal karyawan ini Yes
4 Description Keterangan singkat mengenai alasan pergantian jadwal Yes
5 Notes Catatan bila ada
6 Attachment Lampiran berupa file pendukung
4

Setelah mengisi semua kolom, klik [Next To Detail] untuk menuju ke form pengisian yang lebih detail.

5

Setelah itu, Klik tombol [Monthly Mode] untuk menuju form pengisian Monthly Mode.

6

Pilih karyawan yang akan di ganti jadwalnya, dan klik [Add Employee] untuk menambahkan detail ke Replace Schedule.


Catatan:
Jadwal kerja karyawan yang ditampilkan adalah sesuai dengan periode cut off, anda bisa dengan mudah mengubah jadwal, dengan cara :
1. Klik pada Cell/Time Sheet yang akan di ubah
2. Akan muncul pop up replace schedule
3. Ubah Time Sheet dengan Time Sheet baru yang sesuai
4. Setelah itu klik tombol "Replace"
5. Time Sheet yang sudah ter-replace akan berwarna orange

7
Klik [Finish] untuk menyimpan data, dan tunggu data di setujui oleh HRD.

Search

List Of Contents

  1. Working Schedule (Jadwal Kerja)
  2. Cara Membuat Jadwal Kerja (Working Schedule)
  3. Cara Menggunakan Template Jadwal Kerja (Schedule Template)
  4. Fungsi Advance Settings pada form Schedule Template
  5. Cara Membuat Group Shift
  6. Cara Memasukkan Jam Kerja ke Group Shift (Update Group Shift)
  7. Cara Menerapkan Pola Jadwal ke Group Shift
  8. Menerapkan Group Shift ke Karyawan (Assign Working Schedule)
  9. Cara Ganti Jadwal Kerja diluar Group Shift (Replace Schedule)
  10. Cara Mengganti Jadwal Karyawan menggunakan Monthly Mode

Other Topics